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2日の処理が2時間に短縮その驚きの方法とは
手作業で処理していたデータをエクセルで処理したら、驚くほど時間を省略できました。2日が2時間になりました。ずばりExcelの関数やマクロを使うのです。これ知識がないと敬遠しがちですが、ちょっと覚えて困ったらググれば、簡単に使えます。業務で何かしら登録やCSVを扱っているけど、エクセルはフィルターやシグマしか使っていない人は、挑戦してみてください。
ちなみにExcel 2007で紹介します。バージョンが違う場合はインターフェースが異なることがありますが、検索すれば大抵やり方が見つかります。
どんな風に使えるのか、実例を2～3紹介いたします。あくまでも参考です。いろんな使い方ができます。
Excelの関数を組み合わせよう！例えばAmazonのURLからASINだけを抜き出す処理＆URLを合成する処理
Excelの関数（セルの中の数式）を使えば、何かできるのは誰でも知っていますよね。それだけでは、目的の作業ができないし、複雑な作業ができる数式もできないと感じるでしょう。私もそう考え関数を勉強しませんでした。でもちょっと考えて、関数を組み合わせる思考ができると、単純な数式しか作れなくても、複雑な処理ができてしまうんです。関数を単体ではなく、複数組み合わえて使うロジックを作るんです。
例えば、AmazonのURLから、商品コードであるASIN（下記でいえばB00NEKCLP0）があれば、特定のURLにくっつけるだけで商品リンクを作れます。通常リンクから得られる情報だと、ごちゃごちゃしているURLまで付いてきてしまうんですよね。下記のように。AmazonのURLからASINだけを抜き出す処理を考えてみましょう。URLは動的だし、どうやって処理すればよいか難しそうです。
http://www.amazon.co.jp/gp/product/B00NEKCLP0/ref=s9_simh_gw_p23_d0_i4?pf_rd_m=AN1VRQENFRJN5&pf_rd_s=center-3&pf_rd_r=05CNSZQNR3EADTST1AFP&pf_rd_t=101&pf_rd_p=155416589&pf_rd_i=489986
こんな風に考えみます。変動するB00NEKCLP0を特定するには、変動しないproductの後ろの10文字ぐらいを抜き出せば良いと考えます。productの位置を特定し、そのあと後ろを抜き出すと考えます。単純な2つの関数を使うことで、複雑な処理もできるんです。
では実際に、FIND関数とMID関数を使ってみましょう。関数の詳しい説明は下記URLがわかりやすいです。
関数技4回 LEFT関数FIND関数
http://kokodane.com/kan4.htm
第38回住所の一部を取り出せる？MID関数でセルの途中から文字を取り出そう
http://azby.fmworld.net/usage/excel-function/038/
まずFIND関数で、productを検索すると、productが文字列の何番目に存在するか教えてくれます。上記だと先頭から28番目になるので、28という数字を書き出してくれます。
次にMID関数です。MID関数は、指定した位置から、指定した文字の数だけデータを抜き出してくれます。なので28番目から、後ろの10文字を抜き出すようにすれば、B00NEKCLP0だけ取得できます。
補足を入れますと、FIND関数は該当文字の始まりの場所を教えてくれます。productは7文字あるので、FIND関数が出した文字数に+7と／（／）の1文字を加えて+8します。そうすることで、ASINコードが始まる場所を特定できます。
参考の関数書き方はこんな感じです。A1、B1、C1のセルに貼り付けて、D1にURLをつけると使えます。
カッコ内をA1セルに貼り付ける「=MID(D1,C1,10)」
カッコ内をB1セルに貼り付ける「=FIND("product",D1,1)」
カッコ内をC1セルに貼り付ける「=B1+8」
D1には、URLを貼る。
B1でD1にあるURLをC1のFINDでproductの位置を特定して表示します。
C1ではB1に+8して表示します。
A1のMIDで、D1のURLからC1目から10文字を抜き出すという関数になります。
書くと難しいですが、作業しながら行えば意外と簡単です。また関数を暗記することは不可能ですので、簡単な下記のような一覧の書籍をかっておいて、一度パラパラで全体を読み、目次だけ把握して、あとは必要になったらそれぞれ調べて利用すればOKです。
なんか難しい話しになってしまっていますが、本を買って少し読んで、関数を組み合わるという思考を作れれば複雑な作業もできます。
日経PC21
日本経済新聞出版社
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次にセルの文字と文字を繋げるCONCATENATE関数を使えば、新たなURLを合成することも可能です。関数については下記が参考になります。
別々のセルでも大丈夫！CONCATENATE関数でセルの文字をつなげよう
http://azby.fmworld.net/usage/excel-function/021/
上記で得た「B00NEKCLP0」を「http://www.amazon.co.jp/gp/product/」というセルと、後ろに自分のアソシエイトコードでも付けたセルを作り、それらを合成すれば「http://www.amazon.co.jp/gp/product/B00NEKCLP0/アソシエイトコード」というように、新しくURLの合成までできます。
FIND関数とMID関数とCONCATENATE関数を使えば、URLを貼るだけで、独自に合成したURLを簡単につくれます。今までコピペや手打ちしていた作業から開放されます。他の業務でも使えそうですよね。
Excelのマクロに手を出してみよう！
マクロについてはわかりやすい記事を読んで試して見るしかないです。意味がわからなくてもしばらくすると使えるようになります。下記がわかりやすいです。allaboutの記事がさすが！http://allabout.co.jp/gm/gc/425829/
http://office.microsoft.com/ja-jp/excel-help/HP010014111.aspx
https://www.youtube.com/watch?v=kOUow_0e-Bk
関数とマクロを応用してみよう！例えば在庫表から複数店舗用の商品登録データCSVを作り出す。
複数の関数を使えてマクロをなんとなく使えれば、例えば複数通販店舗用の商品登録CSVを1つのマスタから同時出力するってこともできます。在庫表から特定データを抜き出し、各種必要な情報をエクセルに追加すれば、2店舗だって3店舗分だって、商品登録の情報をワンタッチで作成できるのです。
こんな感じで、在庫表から型番やJANコードや、特定の書式に変換させます。商品情報など個別の情報が必要なところは、セルに入力するとして、わかりやすい色にでもしましょう。
入力にもとづいて、隣のタブには特定の登録用の書式に合わせた登録データが書き出されるようにします。CONCATENATE関数等を使えば、HTMLの出力も可能です。
そして選択エリアをCSVで書きだすように、マクロを組めば1つのマスタから複数通販店舗用の商品登録CSVが、ワンタッチで書き出しできます。
手作業だと、CSVにするとき貼り付け間違いや変換モレなど起きやすいので、マクロにしたら便利でした。
えらく効率的に作業ができる
例えば、20商品を自社カート、楽天、yahooショッピングに登録しなくてはいけない・・・・という時に、直接ひとつひとつ手作業で入力すると、1日ぐらい時間がかかってしまいます。画像などの準備も考えると、2日ぐらい。。。そんなときエクセルで、他から使える情報を引き出し、追加が必要な情報だけ足して、CSVで複数店舗用に書き出せるようにすれば、画像などの準備をしても2時間で作業は完了するでしょう。
そのための関数やマクロを組むには、2日あれば、そこそこの物ができるはずです。急がば回れです。
