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どれだけ注意してもプレスリリースの間違いや誤報は発生します。重大な間違いを放置しておくと、お客様にも関係者にも多大な迷惑をかけてしまいます。
問題が発生したときに、適切に処理できるように予め対処方法と、お詫びと訂正の掲載方法を準備しておきましょう。
お詫びと訂正のテンプレートや例文
お詫びと訂正の書き方について説明します。見出しタイトルには、訂正日と対象製品名やサービス名を掲載します。いつの、何に、どのような間違いがあり、正しくは何かを簡潔に書きます。参考までに訂正のテンプレート、例文を作ってみました。
お詫びと訂正のテンプレート
20☓☓年☓☓月☓☓日（※訂正日の日付を掲載） 「☓☓☓☓☓」のお詫びと訂正
平素は、（弊社製品・弊社サービス）をご愛用いただき誠にありがとうございます。
☓年☓月☓日に（※発表 or 発売 or 掲載 etc...）しました「☓☓☓☓☓」に誤りがありました。お客様ならびに関係者の皆様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫びするとともに、訂正させていただきます。
・☓☓☓☓の説明部分
【誤】 ☓☓☓☓☓☓☓☓
【正】 ☓☓☓☓☓☓☓
お客様ならびに関係者の皆様に大変ご迷惑をお掛けいたしますこと、深くお詫び申し上げます。今後このような事態が発生しないよう社内管理体制の一層の強化に取り組んで参ります。引き続き弊社ならびに（弊社製品 or 弊社サービス etc...）をご愛顧いただきますようお願い申し上げます。
お詫びと訂正の基準
誤字などの影響がほぼ無いであろう些細な間違いまでお詫びと訂正を乱発すると、余計に迷惑をかけてしまいます。予め社内で対応のルールを作成しておくと良いでしょう。例えば
＜間違いLEVEL1＞ 影響がほぼ無い誤字などの間違い
→お詫びと訂正せずに修正
＜間違いLEVEL2＞ 一部の関係者に多少影響のある間違い
→お詫びと訂正を掲載し修正
＜間違いLEVEL3＞ お客様と関係者に確実に影響のある間違い
→お詫びと訂正を掲載し、関係者に連絡して修正
＜間違いLEVEL4＞ 重大すぎる大きな間違い
→お詫びと訂正を掲載し、お詫びと訂正のプレスリリースを流す
誤字などの誰にも損失を与えない間違いは、告知なしで訂正しても良いでしょう。製品の価格や仕様などの間違いは、取引先やお客様に影響を与えますので、お詫びと訂正を掲載し、関係各位へ早めに連絡するべきです。
お客様はほとんど気にしないけど、一部の関係者が気にする間違いは、お詫びと訂正を掲載だけの方が、混乱が少なく良いかもしれません。
製品の根本に関わる仕様の間違いや、製品自体が発売できなくなる間違いなどは、お詫びと訂正自体をプレスリリースする検討をしましょう。
このように、お詫びと訂正のルールを作っておけば、不測の事態にも落ち着いて対応できます。
