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プレスリリースとは
行政機関や民間企業などの組織体から、報道機関向けに発表された声明や資料のことです。いわゆる「広報」と呼ばれるものです。広報部とは、プレスリリースを行う部署だと言えます。
具体的には、政府機関や組織が重要な発表をする際に記者会見を開いたり、ウェブサイトにプレスリリースを掲載して公表します。
PR会社などの配信代行サービスが使われることもあります。マスメディアは、これらの手法で届いたプレスリリースを元に取材を行い、記事にします。最近では、ソーシャルメディアの活用も拡大しています。
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なぜ、プレスリリースが必要なのか
プレスリリースによって、自社のサービスや商品の情報をメディアに配信することで、無料で宣伝ができ、集客アップや知名度向上につながります。
また、プレスリリース用資料を作ることで、取引先やお客様への資料としても利用できます。
その他、プレスリリースを作ることのメリットは
・年間数百万相当の広告効果を得られる可能性がある
・事業における情報の効率性が大きく高まる
・新しい価値観を生む可能性が高まる
(これらについては、『プレスリリース利点』のページにて個別に解説しています。）
自社のサービスや商品があるなら、プレスリリースを発行した方がお得です。報道機関向け資料って難しそう…と感じるかもしれませんが、実は簡単です。10時間ぐらい勉強すれば習得できます。
本ブログでは、誰でもプレスリリースをできるように説明して行きたいと思います。広報部の新入社員に対して、丁寧に伝える気持ちでつづります。
広報部の役割
広報部とは取扱商品やサービスの詳しい内容をメディアに向けて発信（プレスリリース）する部署です。あなたが作成する情報は、メディアはもちろん、ユーザー、取引先、同業者も見ます。数万人規模で、あなたが作成した情報が伝わります。
具体的な活動内容は
・報道への対応
・社内広報
・社外情報の収集
・広告、宣伝活動
・IR（投資家向け広報）活動 etc…
などが一般的です。
プレスリリースを習得すれば、巨大な拡声器が手に入ります。あなたが伝えたいことを数万人、数千万人へ伝えることができます。あなたの言葉によって、会社や業界を変えることができるかもしれません。もしかしたら世界までも…。それだけワクワクできる部署ですね。
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広告との違い
はじめにやりがちですが、送信したプレスリリースの掲載を懇願（もしくは強要）してはいけません。これはとても迷惑で失礼な行為です。プレスリリースは、広告ではありません。
広報部を美味しく見せるために、年間数百万円相当の広告効果があるとしています。何かをはじめるには、モチベーションが大切だからです。特にお金が原動力になります。プレスリリースには、確かにその効果があります。
しかしメディアが必ずしも、プレスリリースを掲載してくれるとは限りません。彼らは、話題性があり、確かな情報で、社会に影響力があるニュースを、一般の人へ届ける役割を担っています。メディアは公平な目で情報を確認しています。
もしあなたのプレスリリースが掲載されないときは、話題性が無いか、信頼性に欠けているか、社会的に価値がないと判断された可能性が高いのです。あなたの広報としての基本の力が足りないのです。メディアに掲載されたら、手をあわせて感謝するぐらいの気持ちで取り組みましょう。
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大切なのは相手を想う気持ち
情報を発信する側は、情報を受取る側が、どのように受け取り、処理するのか考えなければいけません。相手への想像力が大切です。つねにできるだけ想像しましょう。
メディアといっても、情報を受取るのは編集部の記者である可能性が高いです。プレスリリースの際には、記者への配慮が必要です。
記者は、毎日うんざりするほど情報を受け取っています。プレスリリースを見てすぐ理解できるように、情報を整理して届ける配慮など、負担をなるべく減らす努力が必要です。
負担を減らすことを考えると、記者が問い合わせしなくても情報を掲載できるよう詳細な資料を添付したり、雑誌や紙面にも掲載できるように高解像度画像も添付（もしくはダウンロードURLを付ける）するアイデアが出てきます。問い合わせが来たら、誰でもすぐ対応できるように社内で情報の共有するのも良い考えです。
広報部が成り立つのは、メディアがいるからです。大切な相手なので、相手の気持ちを想像しましょう。でもストーカ行為はよくありません。載せてほしいです！！！とか。今送ったリリース見ました？とか、執拗な連絡は絶対やめましょう。もちろん逆効果です。
さらにもう少し先の視点で見てみましょう。記者は業種が違っても報道の一員です。当然、記事を書く仕事に誇りがあります。メディアが成り立つためには、記事を読んでいただくお客様である読者が重要でありますから、記事は事実であり、話題性があり、社会的に価値がある内容が重視されます。
そのため広報部でも、話題性がある特長を考え、社会的に価値があるか検討して、伝える必要があります。しかしウソは絶対いけません。事実確認を必ず行いましょう。また訂正や修正に手間がかかる、誤報や誤表記は無くすように何度も確認をしましょう。
あなたが作成したプレスリリースが良質な情報であり、あなたの対応も素早く的確であれば、メディアの方は徐々に信頼してくれます。よい信頼関係をつくりましょう。知らせる、伝える、あなたが広報です。
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